Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Les documents peuvent être conservés sous format papier ou numérique. La conservation numérique doit garantir l’intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation.

À noter

La liste suivante est indicative et peut varier selon la situation de l’association.

L’association doit mettre en place une organisation permettant de conserver ses documents dans de bonnes conditions. Elle peut notamment définir des durées de conservation, classer les documents et prévoir leur archivage.

L’absence de conservation peut entraîner des difficultés à prouver un droit ou une obligation. Elle peut également exposer l’association à des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou social.

Documents liés à la création de l'association

Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

1. Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)

2. Récépissé de la déclaration

3. Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)

4. Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)

5. Statuts modifiés par ordre chronologique

6. Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée. Ces documents peuvent être utiles même après la dissolution de l’association.

Documents sur les membres de l'association

Les documents relatifs aux membres de l’association (registre des adhérents, cotisations, correspondances) peuvent être conservés pendant la durée de l’adhésion.

Après la démission ou la radiation d’un membre, les informations le concernant (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales.

Un délai de conservation de 5 ans après la fin de l’adhésion peut être appliqué lorsqu’il est nécessaire de conserver ces informations pour des raisons de preuve (par exemple en cas de litige).

Les données peuvent être conservées plus longtemps uniquement si la personne concernée a donné son accord exprès. Cet accord doit être libre, spécifique et clairement exprimé.

À l’issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées.

Documents concernant le fonctionnement de l'association

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

1. Convocations de l'assemblée générale

2. Feuilles d'émargement, pouvoirs

3. Procès-verbaux d'assemblée

4. Bilan d'activités

5. Rapports du commissaire aux comptes.

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Documents financiers

Les documents financiers sont les suivants :

1. Comptes annuels

2. Livres comptables

3. Pièces justificatives.

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Documents fiscaux

Les documents permettant de justifier les obligations fiscales de l’association doivent être conservés pendant au moins 6 ans.

Il s’agit notamment des déclarations fiscales, des justificatifs relatifs aux impôts et taxes (dont la TVA le cas échéant) ainsi que de tout document permettant de vérifier la situation de l’association au regard de l’administration fiscale.

Les doubles des reçus délivrés aux donateurs ouvrant droit à une réduction d’impôt doivent également être conservés pendant ce délai.

Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l’année d’imposition concernée.

Documents concernant les salariés de l’association

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM

5 ans

Documents concernant les locaux de l'association

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau

1. 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)

2. 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

Documents liés aux subventions

Les documents liés aux subventions sont les suivants :

1. Conventions de subvention

2. Justificatifs d’utilisation des fonds

3. Comptes rendus financiers.

Ils sont à conserver pendant au moins 10 ans.